Tus datos, bien cuidados.

En corto

• Pedimos solo lo necesario para responderte, cotizar, trabajar contigo y cobrar.
• No vendemos ni alquilamos tus datos.
• No vemos ni guardamos tu tarjeta: los pagos en línea los procesa Wompi.
• Tú decides: puedes consultar, corregir o borrar tus datos y retirar tu autorización desde PQRS.
• Respondemos rápido: consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15.

1. Quién es el responsable

El responsable del tratamiento de tus datos personales es:

Las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales los atiende directamente la dirección de Kaizen en el correo hola@kaiizen.com.co y en el formulario de PQRS.

2. Normas que seguimos

Esta política cumple la Constitución Política (artículos 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales y el Decreto 1074 de 2015 (capítulos 25 y 26, que recogen el Decreto 1377 de 2013), además de la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y la Ley 2300 de 2023 en lo que aplique.

3. Palabras clave

Dato personal

Información que identifica o puede identificar a una persona: nombre, teléfono, correo, imagen.

Dato sensible

El que afecta la intimidad o puede generar discriminación: salud, origen, creencias, datos biométricos, entre otros.

Titular

La persona a quien pertenecen los datos.

Tratamiento

Cualquier uso de los datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, enviarlos o borrarlos.

Autorización

Tu permiso previo, expreso e informado para tratar tus datos.

Responsable y encargado

El responsable decide sobre el tratamiento (Kaizen). El encargado trata datos por cuenta del responsable (por ejemplo, el proveedor de correo).

Transmisión y transferencia

Transmisión: entregar datos a un encargado para que los trate por nosotros. Transferencia: enviarlos a otro responsable, en Colombia o en el exterior.

4. Qué datos tratamos

Tu tarjeta nunca pasa por Kaizen. Los datos de la tarjeta o de tu cuenta los recibe directamente Wompi, la pasarela de Bancolombia, en su propia página.

Datos sensibles y de menores. Por este sitio no pedimos datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes. Si un proyecto los necesita (por ejemplo, un menor en un comercial), pedimos autorización expresa a su representante legal, escuchamos al menor y respetamos su interés superior. Responder preguntas sobre datos sensibles o de menores siempre es voluntario y no condiciona el servicio.

5. Para qué los usamos

1. Responder tus solicitudes, cotizar y agendar llamadas (si eliges una hora, la anotamos en nuestro calendario).
2. Celebrar y ejecutar contratos: producir, construir, pautar, entregar y dar soporte, y mostrarte el avance de tu proyecto en tu portal privado.
3. Dejar prueba de los contratos y documentos que firmas electrónicamente (Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012).
4. Emitir cotizaciones, cuentas de cobro, facturas y recibos, y gestionar pagos y cartera.
5. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender a las autoridades.
6. Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de garantía o retracto.
7. Enviarte ideas, novedades y ofertas, solo si lo autorizas por separado. Te puedes dar de baja en cualquier momento.
8. Medir y mejorar el sitio y nuestros anuncios, solo si aceptas esas cookies. Si nos escribes, también registramos de qué anuncio o sitio llegaste, para saber qué campañas funcionan.
9. Mostrar trabajos en nuestro portafolio, con autorización del cliente y de las personas que aparecen.
10. Proteger el sitio contra fraude, spam y abuso.

Si nos escribes tú, te respondemos por el canal que elegiste. Las ofertas que no pediste solo las enviamos con tu autorización, por los canales que autorizaste, de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., nunca domingos ni festivos, como manda la Ley 2300 de 2023.

6. Cómo pedimos tu autorización

Te la pedimos antes de recoger tus datos, con una casilla que tú marcas (nunca viene marcada), por escrito, de forma verbal o con conductas inequívocas. El silencio nunca cuenta como autorización. Guardamos la prueba: la fecha, la versión de esta política y el mensaje de tu solicitud.

La ley permite tratar datos sin autorización en casos puntuales: datos públicos, orden de una autoridad, urgencias médicas o sanitarias, fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del registro civil.

7. Tus derechos

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber, si lo pides, qué uso le hemos dado a tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de hacer tu consulta o reclamo ante nosotros.

8. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos desde el formulario de PQRS (te da un número de radicado con fecha y hora) o al correo hola@kaiizen.com.co. Incluye tu nombre, tu documento, lo que pides, cómo contactarte y, si los tienes, documentos de soporte. Si actúas por otra persona, adjunta el poder o el documento que lo acredite.

Si a tu reclamo le falta información, te lo pedimos dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin que la envíes, se entiende que desististe. Mientras resolvemos, marcamos tus datos con la leyenda “reclamo en trámite” en máximo 2 días hábiles.

9. Quién más trata tus datos

Para funcionar usamos proveedores que tratan datos por cuenta nuestra, con condiciones de seguridad y confidencialidad. No vendemos ni alquilamos datos.

Estados Unidos está en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio. Con nuestros encargados aceptamos acuerdos de tratamiento de datos con obligaciones de seguridad y confidencialidad.

10. Cómo protegemos tus datos

• El sitio funciona siempre con conexión cifrada (HTTPS) y cabeceras de seguridad que bloquean código no autorizado.
• No cargamos scripts de terceros, salvo los de medición que tú autorices.
• Los formularios tienen protección contra spam y validación de datos.
• Las cotizaciones, cuentas de cobro y recibos van firmados digitalmente: si alguien cambia un valor, el documento lo avisa.
• Nuestro panel interno (Kaizen Studio) guarda la información cifrada con AES-256 y una clave larga, y se bloquea solo cuando no se usa.
• Cada persona del equipo ve solo lo que su rol necesita: quien vende ve sus clientes, quien produce ve sus proyectos y quien lleva las cuentas ve los cobros. Lo decide la base de datos, no la pantalla.
• Quien maneja información sensible del negocio entra con verificación en dos pasos, y todo el equipo firma un acuerdo de confidencialidad y tratamiento de datos antes de tener acceso.
• Guardamos un registro de quién crea, cambia o borra cada dato (sin copiar su contenido) y, cuando alguien deja el equipo, su acceso se retira al instante.
• Los pagos con tarjeta los procesa Wompi bajo sus estándares de seguridad; Kaizen nunca recibe tus datos de tarjeta.

Si ocurre un incidente que afecte tus datos, te avisamos y lo reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando la ley lo exige. ¿Encontraste una vulnerabilidad en el sitio? Escríbenos antes de publicarla (ver security.txt).

11. Cuánto tiempo guardamos tus datos

• Prospectos: hasta 2 años desde el último contacto, salvo que antes nos pidas borrarlos.
• Clientes: mientras dure la relación y hasta 10 años después, por obligaciones contables y comerciales.
• Ofertas: hasta que te des de baja.
• Evidencia de firma electrónica: mientras el documento firmado esté vigente y hasta 10 años después, para probar el acuerdo si hace falta.
• Registro de actividad del equipo: 1 año.

Nuestras bases de datos estarán vigentes mientras Kaizen desarrolle su actividad.

12. App Kaizen Studio y cuentas del equipo

Kaizen Studio (en la web y en Google Play) es la herramienta interna de nuestro equipo. No tiene registro abierto: las cuentas las crea Kaizen para sus colaboradores, con el correo, el nombre y el rol de cada persona, y la app guarda el registro de su actividad y la aceptación del acuerdo de confidencialidad.

Eliminar una cuenta. Si fuiste parte del equipo y quieres que eliminemos tu cuenta y sus datos, escríbenos desde PQRS (tipo “Datos: borrar o revocar autorización”) o al correo hola@kaiizen.com.co. Retiramos el acceso de inmediato y borramos la cuenta en máximo 15 días hábiles. Conservamos solo lo que la ley nos obliga a guardar (por ejemplo, el registro de actividad durante 1 año) y te lo informamos en la respuesta.

13. Aviso de privacidad

14. Cambios y vigencia

Si cambiamos esta política de forma importante, lo publicaremos aquí antes de aplicarlo y, si eres cliente, te avisaremos por correo o WhatsApp. Versión 1.0, vigente desde el 21 de octubre de 2026.